Obligaciones de las Agencias de Colocación del SEPE

Las empresas que actúen como Agencia de Colocación prestando servicios de empleo tienen que cumplir una serie de requisitos legales, te mostramos cuales son:


Agencias de Colocación

Obligaciones y Requisitos de Actuación

Marzo de 2015

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Normativa y otros documentos de referencia

 Ley 56/2003, de 16 de diciembre, de Empleo (LE)  Ley 3/2012, de 6 de julio, de Medidas urgentes para la reforma del

mercado laboral.

 Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, Texto Refundido

de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS)

 Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de

Datos de Carácter Personal.

 Real Decreto 1796/2010, de 30 de diciembre, por el que se

regulan las Agencias de Colocación.

 Real Decreto-ley 11/2013, de 2 de agosto, para la protección de

los trabajadores a tiempo parcial y otras medidas urgentes en el

orden económico y social.

 Real Decreto-ley 8/2014, de 4 de julio, de aprobación de medidas

urgentes para el crecimiento, la competitividad y la eficiencia.

 Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las

Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo

Común.

 Resoluciones de autorización como Agencia de Colocación por los

Servicios Públicos de Empleo (hasta 5 de julio de 2014)

 Comunicaciones o resoluciones de asignación de número de

Agencia de Colocación derivadas de la presentación de

declaración responsable (desde 6 de julio de 2014)

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Obligaciones de las Agencias de Colocación

Las Agencias de Colocación deberán cumplir todas las obligaciones y

requisitos establecidos en la Ley 56/2003, de 16 de diciembre, de

Empleo; en el Real Decreto 1796/2010, de 30 de diciembre, por el que

se regulan las Agencias de Colocación y en este documento.

Asimismo las Agencias de Colocación deberán respetar las condiciones

establecidas en este documento, que tiene la consideración de

instrumento de coordinación, de acuerdo con lo establecido en el

artículo 4 del Real Decreto 1796/2010, de 30 de diciembre.

Específicamente, la Agencia de Colocación está obligada a:

a) Mantener los requisitos y condiciones establecidos para el inicio de la

actividad y durante todo el tiempo de desarrollo de la misma.

b) Garantizar a las personas trabajadoras la gratuidad por la prestación

de servicios, tanto de la intermediación laboral como de aquellas

actuaciones relacionadas con la búsqueda de empleo, estando incluidas

en este último apartado las acciones de orientación laboral así como

todas aquellas sobre las que la entidad haya podido percibir algún tipo

de financiación pública.

c)No subcontratar con terceros la realización de la actividad de

intermediación laboral, salvo que se trate de otras agencias de

colocación.

d) Garantizar los principios de igualdad y no discriminación en el acceso

al empleo, el respeto a la intimidad y dignidad de la persona trabajadora

en el tratamiento de sus datos, de acuerdo a la normativa aplicable de

protección de datos de carácter personal, así como cumplir con la

normativa vigente sobre accesibilidad efectiva y universal de las

personas con discapacidad. Igualmente, velar por la correcta relación

entre las características de los puestos de trabajo ofertados y el perfil

académico y/o profesional requerido.

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e) Elaborar y ejecutar planes específicos para la colocación de personas

desempleadas integrantes de los colectivos prioritarios mencionados en

el artículo 19.octies de la Ley 56/2003, de 16 de diciembre, en

coordinación con los Servicios Públicos de Empleo y en el marco de la

planificación general que se establezca en el Sistema Nacional de

Empleo.

Igualmente, y por incorporación realizada por el Real Decreto-ley

5/2013, de 15 de marzo, de medidas para favorecer la continuidad de la

vida laboral de los trabajadores de mayor edad y promover el

envejecimiento activo, las personas trabajadoras mayores de 55 años

que hayan agotado la prestación por desempleo de nivel contributivo o

cualquiera de los subsidios por desempleo, tendrán la condición de

colectivo con dificultades de inserción.

f) Cumplir con la normativa vigente en materia laboral y de Seguridad

Social.

g) Estar sujeta a las actuaciones del control e inspección que lleven a

cabo los servicios públicos de empleo competentes en el territorio donde

se desarrolle la actividad, así como a la actuación de la Inspección de

Trabajo y Seguridad Social y otros órganos de control.

h) La agencia de colocación vendrá obligada a prestar servicio a

cualquier persona con independencia de su residencia y garantizando

los principios de igualdad y no discriminación en el acceso al empleo,

pudiendo gestionar ofertas de trabajo y solicitudes de empleo en todo el

territorio español.

i) Hacer constar en el desarrollo de las actividades como agencia de

colocación la condición de agencia de colocación y número asignado en

todo lugar donde figure su nombre y exclusivamente en aquellos centros

de trabajo en donde actúe como tal.

En todo caso se hará constar esta información en cualquier documento,

medio de comunicación o páginas web que aparezca o se anuncie, así

como en los carteles de identificación tanto interiores como exteriores de

los locales donde desarrolla su actividad, folletos, escritos, medios

telemáticos y cualquier otra forma de comunicación o publicidad.

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j) Llevar una contabilidad separada con arreglo a la normativa

establecida en esta materia para todos los gastos o ingresos derivados

de su actividad como agencia de colocación.

k) Mantener en sus centros de trabajo los espacios adecuados,

claramente identificados y diferenciados para el desarrollo de la

actividad, debiendo disponer como mínimo de espacios para información

y espera, para atención individualizada a la persona trabajadora y para

atención grupal. Asimismo dispondrá, como mínimo, de un horario de

atención al público de veinticinco horas semanales.

l) La ampliación del número de centros de trabajo y los cambios de

ubicación de alguno de ellos deberán comunicarse al SPE competente

mediante declaración responsable antes de que la Agencia de

Colocación empiece a desarrollar su actividad en el mismo.

m) Disponer, en cada centro de trabajo de atención al público de un

número suficiente de personas para atender adecuadamente a los

usuarios en coherencia con la memoria-proyecto técnico presentado.

Este número será como mínimo de dos personas y al menos el 50 por

ciento deberán ser Titulados universitarios medios o superiores, o grado

equivalente. Asimismo, al menos el 50 por ciento del personal técnico

que atienda a las personas trabajadoras deberá contar con una

experiencia mínima de 6 meses en programas de empleo y/o gestión de

recursos humanos.

n) Cuando la experiencia mínima previa de un año en la ejecución de

programas de empleo y/o gestión de recursos humanos haya sido

acreditada respecto del personal técnico del que esté dotada la entidad,

la Agencia de Colocación vendrá obligada a mantener dicho personal

durante el primer año de actividad de la agencia.

Cualquier modificación en la composición de este personal técnico

durante este primer año de vigencia requerirá que las nuevas personas

contratadas cumplen con el requisito de tener experiencia previa en la

ejecución de programas de empleo y/o en la gestión de recursos

humanos y será objeto de comunicación al Servicio Público de Empleo.

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ñ) Disponer de página web en la que claramente quede identificada la

Agencia de Colocación con su número de agencia. En el caso de que la

entidad desarrolle cualquier otra actividad diferente a la de Agencia de

Colocación, deberá existir un enlace en su página web principal que

dirija a una nueva página en donde exclusivamente se traten sus

servicios como Agencia de Colocación.

o) Tanto en la página web como en los centros de atención a la

ciudadanía deberá figurar claramente los días y horas en que se

prestará atención al público.

La Agencia de Colocación podrá solicitar al Servicio Público de Empleo

competente el cierre temporal de sus instalaciones por un máximo de

tres meses consecutivos, pudiendo ser autorizado el mismo previa

justificación de las causas.

En caso de ser autorizado el cierre temporal, deberá ser publicitado en

los centros de trabajo de la Agencia de Colocación y en la página web

de la entidad.

p) Mantener un sistema informático compatible con el Sistema de

Información de los Servicios Públicos de Empleo que permita acceder al

sitio web determinado en el marco del Sistema Nacional de Empleo, así

como validar en las comunicaciones su identidad de forma segura a

través del espacio telemático común.

A este respecto, la Agencia de Colocación deberá disponer de

Certificado Digital emitido a nombre de la entidad por una de las

Autoridades de Certificación reconocidas por el Servicio Público de

Empleo Estatal.

q) Remitir al Sistema de Información de los Servicios Públicos de

Empleo a través del espacio telemático común, con periodicidad

mensual, dentro de los 25 primeros días del mes siguiente al que se

refieran los datos y exclusivamente por medios electrónicos, la

información de su actividad como Agencia de Colocación.

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Esta información se trasmitirá en ficheros con formato XML (Extensible

Markup Language) y contendrá información individual por cada persona

trabajadora atendida, con indicación expresa de la fecha del contrato de

trabajo si se hubiera producido colocación, así como información

acumulada sobre las mismas, incluyendo la referida a las ofertas y

puestos de trabajo captados y cubiertos.

La estructura de datos y el procedimiento de transmisión son los

recogidos en la página web del Sistema Nacional de Empleo.

En caso de que la entidad no hubiera desarrollado actividad alguna

como Agencia de Colocación en un mes dado, deberá enviar, en todo

caso, el fichero XML correspondiente, siguiendo el formato disponible en

el Documento de Instrucciones para el Envío de Información, que se

encuentra publicado en la página web del Sistema Nacional de Empleo.

r) La falta de envío de información al Espacio Telemático Común se

entenderá como falta de actividad de la Agencia de Colocación.

La falta de actividad por no envío de los informes mensuales durante

tres meses consecutivos o de 4 informes en el periodo de 6 meses,

podrá dar inicio al procedimiento administrativo de declaración de la

imposibilidad de continuar con la actividad como agencia de colocación.

s) Enviar al Sistema de Información de los Servicios Públicos de Empleo

a través del espacio telemático común, dentro del primer trimestre de

cada año y exclusivamente por medios electrónicos, la información de

su actividad como Agencia de Colocación en el año anterior.

Esta información se trasmitirá en ficheros con formato XML y contendrá

la información agregada anual según la estructura de datos y

procedimiento de transmisión señalados en la página web del Sistema

Nacional de Empleo.

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t)La Agencia de Colocación deberá presentar con periodicidad anual, y

dentro del primer trimestre de cada ejercicio, una Memoria de las

actividades desarrolladas en el ejercicio anterior, con la información

relativa a los indicadores de eficacia, que contemplarán, al menos:

• Los indicadores de eficacia que figuran en el fichero acumulado anual.

• Información sobre su actividad económica, en contabilidad separada,

con los ingresos y gastos derivados de su actividad como Agencia de

Colocación.

• Número y características del personal que ha trabajado en la entidad

durante el año que se informa.

El envío de la Memoria se realizará a través del Espacio Telemático

Común en el Sistema de Información de los Servicios Públicos de

Empleo. El procedimiento de transmisión es el recogido en la página

web del Sistema Nacional de Empleo, en el Documento de Instrucciones

para el envío de la información.

u) La Agencia de Colocación, a requerimiento de la persona que ha

utilizado sus servicios, deberá emitir un certificado en el que conste el

nombre de la Agencia de Colocación, su número de agencia, el nombre

y el DNI/NIE de la persona atendida, así como la fecha de inscripción de

la misma en la Agencia de Colocación.

v) La Agencia de Colocación se compromete a cumplir en todo momento

las indicaciones que el Servicio Público de Empleo establezca para

contribuir a la mejora del funcionamiento del mercado de trabajo, el

incremento de la intermediación laboral, el envío de la información al

espacio telemático común del Sistema de Información de los Servicios

Públicos de Empleo, así como todas aquellas dirigidas a elevar las

oportunidades de las personas desempleadas que posibiliten su

colocación.

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w) En su relación tanto con los trabajadores como con las empresas

clientes, las Empresas de Trabajo Temporal que ejerzan la actividad de

Agencia de Colocación deberán informar expresamente si su actuación

lo es en la condición de Empresa de Trabajo Temporal o Agencia de

Colocación.

x) En cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de

Protección de Datos de Carácter Personal, las Agencias de Colocación

deberán recabar el consentimiento expreso de la persona atendida para

la incorporación de sus datos personales a los ficheros que a tal efecto

existen en el Servicio Público de Empleo Estatal, en donde la persona

interesada podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación,

cancelación y oposición.

y) Presentar Declaración Responsable para la ampliación de su ámbito

de actuación y apertura de nuevos centros de trabajo.

La inexactitud, falsedad u omisión, de carácter esencial, en cualquier

dato, manifestación o documento que se acompañe o incorpore a una

declaración responsable, o la no presentación ante la Administración

competente de la declaración responsable, determinará la imposibilidad

de continuar con el ejercicio del derecho o actividad afectada desde el

momento en que se tenga constancia de tales hechos, sin perjuicio de

las responsabilidades penales, civiles o administrativas a que hubiera

lugar (art. 21.bis de la Ley 56/2003, de 16 de diciembre, de Empleo,

modificado por el Real Decreto Ley 8/2014, de 4 de julio, de aprobación

de medidas urgentes para el crecimiento, la competitividad y la

eficiencia)

Asimismo, tras presentación de declaración responsable, será de

aplicación el Real Decreto Legislativo 5/2000, de Infracciones y

Sanciones en el Orden Social, estableciendo como falta muy grave

incumplir los requisitos establecidos en la Ley 56/2003, de 16 de

diciembre, de Empleo, y su normativa de desarrollo.

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Procedimiento para la declaración de imposibilidad de

continuar con la actividad como agencia de colocación

El incumplimiento de alguna de las obligaciones anteriormente descritas

por parte de la Agencia de Colocación, podrá derivar en la apertura del

procedimiento administrativo cuya resolución podrá determinar la

declaración de la imposibilidad de continuar con la actividad como

agencia de colocación.

Esta declaración se podrá efectuar:

• Por incumplimiento por parte de la agencia de colocación de cualquiera

de los requisitos y obligaciones establecidos legal o reglamentariamente,

así como en este documento.

• Por inexactitud, falsedad u omisión, de carácter esencial, en cualquier

dato, manifestación o documento que se acompañe o incorpore a la

declaración responsable, descubierta tras su presentación.

• Por renuncia o cierre de la totalidad de los centros de trabajo.

La declaración de la imposibilidad de continuar con la actividad como

agencia de colocación se efectuará por resolución motivada del órgano

competente estatal o autonómico, previa comunicación a la agencia del

acuerdo adoptado por el mismo, concediéndole el correspondiente

trámite de audiencia. Contra dicha resolución podrá interponerse el

recurso que proceda en los términos previstos legalmente.

La agencia de colocación asumirá las responsabilidades que se

pudieran derivar, en su caso, frente a sus usuarios, a consecuencia de

dicha declaración.

 

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